Geçenlerde bir arkadaş (adı Ahmet oluversin) mesaj attı. Kısa bir hal hatır faslında sonra çocukluktan itibaren bir aile büyüğünün çok şubeli perakende zincirinde çalıştığından ve artık kendi işini yapmak istediğinden bahsetti. Tavsiyeler istedi. Aslında yapacağı işe karar vermiş. Bahsettiği şirkette e-ticareti başlatıp başına geçecek ama personel olarak değil, kendi işi olarak. Yani her ne kadar adını koymasalar da özünde emek-sermaye ortaklığı üzerine anlaşmışlar. Nereden ve nasıl başlayacağı üzerine tavsiyeler istedi.
Öncelikle mevcut durumu anlamak ve analiz edebilmek için detaylı sorular sordum tabii.
Genel Durum
- Ona yakın şubesi ve 1 deposu bulunan bir şirket.
- İş depodan yürütülecek.
- Bayan giyim ve hediyelik eşya üzerine çalışıyorlar.
- Hem ürün listeleme hem de lojistik süreç açısından giyim sektörü biraz meşakkatli. Renk ve beden varyantları, değişimler, iadeler, manken, renk tonu ve beden ölçüleriyle alakalı sorunlar vs. derken daha yorucu ve motivasyon kırıcı bir ürün kalemi. Üstelik marka değeri yoksa kar marjları da oldukça düşük olabiliyor.
- Yakın zamanda e-ticarete başlamak amacıyla 1 kaç personel istihdam etmişlikleri var.
- Halihazırda dönen kocaman bir çark sistemine bir çark daha eklemek ve sonuç almak -ayrılan kaynağa göre değişmekle beraber- zannedildiği kadar kolay ve çabuk olmayacağı aşikar.
- Hatırı sayılır maliyetlerle bir ERP uygulaması ve e-ticaret sitesi satın almışlar, tam aktif edilememiş.
- Büyük düşünmek güzel ama henüz işin başında, büyük bir yatırım da yokken büyükmüş gibi davranmak isabetli değil bence. Küçük ve kullanışlı uygulamalarla başlamak daha efektif. Zira kapsamlı uygulamalarda küçük süreçler kurgulamak için yapılan pek çok işlem gerçekten angarya ve yorucu.
- Depoda ofis, resim stüdyosu ve gerekli her şey mevcut.
- Esasında her işi ehline yaptırmak (bkz. outsource) çoğu zaman daha verimli. Tam zamanlı çalışacak bir hacme ulaşmadan bu tarz işleri bünyeye katmak hem maliyet hem de odaklanma açısından zarar verebiliyor.
- ERP uygulaması perakende satışlarda da tam anlamıyla kullanıl(a)mıyor henüz.
- Sadece depodan çalışılacağı için çok sorun teşkil etmiyor.
- Halihazırda tüm süreçler kısmen el yordamıyla yürütülüyor, çalışan ve kar eden bir işletme.
- Tüm şubelerde ERP aktif hale getirilmeye çalışılıyor! İnsan kaynağı en önemli faktör. Bu tarz durumlarda kobiler için tasarlanmış basit ve kullanışlı uygulamalar tercih etmek elzem.
Ahmet’in Durumu
- Geçim derdi yok, ailesiyle yaşıyor.
- Bu ciddi bir avantaj. Aynı zamanda rehavete sebep olabileceği için de bir devavantaj.
- Emek-sermaye ortaklığı kuracağı için sermaye ihtiyacı yok.
- Baştan sona sürecin her noktasında çalışmış, işi biliyor.
- Şubelerin tamamı değil sadece depodaki stok üzerinden çalışacak.
- Mevcut insan kaynaklarıyla tüm şubeleri sisteme dahil etmek oldukça uzun ve zorlu bir süreç. Pandemi şartlarında yeni kaynak oluşturma şansları da yok(muş).
- Bu iş için bir sermaye/kaynak ayırmıyorlar.
- Şayet bir yatırım yapılacak olsa küçük hacimli de olsa bir süreç kurgulanabilirdi. Fakat yatırım olmadığı için en küçük noktadan başlayıp küçük adımlarla yol almak gerekecek.
- Tek kişilik dev kadro olarak çalışacak.
- Depoda fiziki olarak yönetebileceği bir alan içinde başlayacak işe. Baştan sonra tüm süreci bizzat yönetecek. Elbette sınırlı sayıda ürün kalemi ile çalışması gerekecek.
- Sınırlı alanda sınırlı sayıda ürün kalemi olacağı için bunların iyi belirlenmesi gerekiyor. Lojistik süreç ve maliyet açısından yükte hafif pahada ağır ve sirkülasyonu hızlı olan ürünleri çoğunlukta tutarak başlamak isabetli olacaktır.
Bu süreçte Ahmet’in sürekli olarak finansal ve dijital okur yazarlığını geliştirmesi, dijital pazarlamanın temellerini öğrenmesi ve özellikle Excel becerilerini güçlendirmesi gerekiyor.
Yol Haritası
1. Başlangıçta fiziki ve dijital olarak kolay yönetilebilecek bir yapı kurulmalı.
Hediyelik kategorisinden yükte hafif pahada ağır, sirkülasyonu hızlı ürünler çoğunlukta olmak üzere aşamalı olarak her kategoriden sınırlı sayıda ürün kalemi belirlenmeli.
Tek bir pazar yeri ile başlanmalı. Buradaki süreç oturduktan sonra diğer pazar yerlerine genişleme sağlanmalı.
Detaylı bir değerlendirme yapılarak daha basit ve kullanışlı, abonelik modeliyle ödeme yapılan bir bulut ön muhasebe ve entegrasyon uygulaması tercih edilebilir. Perakende desteği ya da entegrasyonu olması tercihe sebep olur. Mevcut ERP uygulaması şubeler için de tekrar değerlendirilip yanlış bir tercih olduğu sonucuna varılırsa kullanımdan vazgeçilebilir.
Bu aşamada amaç kolay yönetilebilir bir yapı ile süreçleri tecrübe ve analiz etmek.
2. İkinci aşamada dikey ve/veya yatay büyüme sağlanmalı.
Dikeyde gerek kategori gerekse ürün çeşidinde artış ile kontrollü şekilde büyüme sağlanabilir. Yatayda ise diğer pazar yerlerine giriş yapılabilir.
3. Üçüncü aşamada kendi e-ticaret sitesi aktif hale getirilmeli.
Kendi e-ticaret sitesini açmak bir anlamda kendi pazar yerini kurmak anlamına gelir. Gerek sitenin kurulum ve yapılandırması gerek SEO çalışmaları gerekse reklam çalışmaları ciddi anlamda kaynak gerektiren alanlardır. Basit anlamda kaynaktan ziyade apayrı sektör tecrübelerinin bir araya getirilmesi gerekir.
Ticaretin “e” kısmını yeni öğrenenler için sermaye ayırmaksızın kendi sitesiyle başlamak baştan yenilgiyi kabul etmektir. Bu sebeple yeni başlayanların pazar yerleri ile işe koyulması daha yerinde olacaktır.
Planlama
1. Lojistik detaylar
- Stok için gerekli alan oluşturulacak.
- E-ticaret ve ön muhasebe işlemleri için ofis hazır hale getirilecek.
- Kargo süreçleri (paketleme, iade vs.) için çalışma alanı hazırlanacak.
- Kargo anlaşması ve mümkünse entegrasyonu yapılacak.
2. Sistem hazırlığı
- ERP ve entegrasyon hazır hale getirilecek.
3. Ürün hazırlığı
- Ürünler belirlenecek.
- Resimleme, klasörleme, kodlama yapılacak.
- Ürün girişleri, etiketleme ve fiyatlama yapılacak.
4. Ürün listeleme
- Tüm data ERP üzerinden yönetilecek.
- Entegrasyon üzerinden e-ticaret sitesine ve pazar yerlerine gönderilecek.
5. Sipariş süreçleri
- Gelen siparişler fatura edilecek.
- Paketleme ve gönderim sağlanacak.
Özet anlamda anlattığımız bu kurgu elbette çok fazla detaya sahip. İhtiyaçların detaylı analizi doğrultusunda kullanılacak araç -tool- ve uygulamarla birlikte sunucu ve depolama çözümlerine yönelik doğru tercihlerde bulunmak oldukça önemli. Bu noktada danışmanlık almak da faydalı olabilir.
Selametle.